Jak ukočírovat rozvozy a nezbláznit se z toho
Dali jsme hlavy dohromady a vypadly z toho skvělé rady! My v Lunchdrive vidíme, že rozjet gastro business v dnešní době jde a velice dobře. Jen se na to musí jinak a chytře. A proč si dovolíme chytračit?
- Část našeho Lunchdrive týmu si na černé nádobí, rozvoz jídel, i přípravu rautu včetně debarasu sáhla (někdy až dost na dno :), takže si chyby opravdu pamatuje.
- Ta druhá, praxí v gastru nepolíbená, pro změnu umí číst v datech a v chování lidí v aplikacích. Z toho předvídá, co všechno se může stát a co a jak udělat, aby se předešlo bezesným nocím a následným zmatkům s objednávkami.
Představení máme za sebou a jedeme na ty nejdůležitější body, které se rozvozu týkají:
- SYSTÉM OBJEDNÁVÁNÍ
Musí být jednotný a nesmí se připustit objednávání z více komunikačních kanálů. Důvod je jednoduchý. Objednávky totiž nedáte nikdy dohromady. V malém týmu, kde jsou většinou 3 v 1, se musí jasně a pevně stanovit způsob zachování objednávek. Problém totiž nastane okamžitě, jakmile se storna a změny provedou po telefonu, přitom původní objednávka byla v mailu. Pokud u telefonátu se změnou objednávky běháte v Makru s košíkem, stane se jedna zajímavá věc. Udržíte jen jedno. Buď informaci o změně objednávky nebo to, že máte nakoupit ještě karton másla. Že se to během nákupu může opakovat i 5x, nemusíme asi dodávat.
- TELEFONNÍ ČÍSLO A MAIL
Jednotný! Ideálně jiný, než Váš soukromý. Protože, až budete čirou náhodou fakt potřebovat někam odjet, tak ten telefon necháte komukoliv, kdo je schopný podle zajetých systémových pokynů ty objednávky zaznamenat. Jedna SIMka navíc nic nestojí a ušetří spoustu nedopatření. A mezi námi, určitě také nechcete, aby Vám najatá síla (nebo máma) koukala do soukromého mailu… To by se ještě mohla dozvědět pěkné věci 🙂
- EXCEL
Vynález tabulky přinesl do našich životů spoustu skvělých možností. Dá se v nich sčítat, odčítat, vytvářet vzorce, přijímat data z formuláře na webu, ale to všechno do nějaké doby. Jakmile se dostanete s objednávkami porcí či pečiva nad 60 zákazníků, začne to zlobit. Občas se uťuknete, změna se neprovede, také se nemusí uložit a největší pecka je, když se smáznou důležité vzorce, bez kterých to nefunguje. Jo a taky barvičky. Není nad duhový soubor, ve kterém se nedá díky paletě barev číst. Takže, do excelu si zapisujte jen vy sami, nechte se proškolit na vzorečky, nedávejte nikomu práva ke změnám, a vždy si u toho vypněte telefon. Dva tři telefonáty a je to všechno jinak. Prostě musíte si v tom udělat svůj systém a ten dodržet.
- UZÁVĚRKA
Sem můžeš a dál už ne. Musíte mít pevně stanoveno, že objednávky přijímáte do 13,00 hodin předchozího dne. TEČKA. Jakmile povolíte zákazníkům objednávání na druhý den o hodinu déle oproti uzávěrce a dalšímu o hodinu ještě déle, může se od rána následujícího dne spustit spousta zajímavých emočních událostí.
- Ráno nemusíte mít potřebné suroviny k výrobě vašich delikates…
- Najednou se začne rozjíždět příprava, co kalkulovala s jinými počty jídel…
- Následně se zjistí, že nestíháte… Přetahujete čas, kdy už má být všechno hezky v autě na cestě k zákazníkovi…
- Hřebíčkem do rakvičky pak bude několik nepříjemných telefonátů od klientů, kteří budou zdrceni pozdějším dodáním (a možná i kvalitou, protože se tak trochu nestíhalo)…
- PLÁN ROZVOZU A EXPEDICE
Značit, značit a zase značit. Všude a všechno. Jak pro méně chytré. Na dodací listy, etikety, tašky, boxy s jídlem, termosy, přepravky, prostě to, co používáte. Na všem musí být kontaktní adresa, telefony, počty toho, co vezete, ideálně i s poznámkou zákazníka. Jakmile vyjede jedno auto s jiným nákladem, už se vezete…do expedičního pekla. To nepřejte nikomu, ani konkurentovi od naproti. Dobré je také mít k dispozici víc než jedno auto a předem si naplánovat trasy, aby se jeden řidič nezbláznil a druhý si v klídku nepopíjel kávičku zašitej na benzínce…
- CASH FLOW
Nechat si zaplatit dopředu a vystavit zálohový list, nebo si tisknout vlastní stravenky? Všechno cash? Nebo kartou? Platební brána? Stravenky? Způsobů je neuvěřitelné množství. Všechno něco stojí, účty se musí platit, a když zákazník neplatí v hotovosti denně, může to být pěkný nápor na peněženku. Od někoho by to chtělo stáhnout peníze předem, od dalšího hold na fakturu. A všechno se to musí někde udržet. Účetní program? Excel? Lunchdrive? Důležité je to mít všechno spočítané a naplánované. Znát svoje předběžné objednávky na týden dopředu a nemuset jezdit do Makra obden.
A proč to vlastně všechno píšeme? Protože víme, že ukočírovat vaření desítek i stovek jídel a následný rozvoz není žádná legrace. Víme, že musíte zastat spoustu rolí, vstáváte brzy a chodíte spát pozdě.
S Lunchdrive to ale může být jinak. Tisíckrát jednodušší, přehlednější a hlavně v klidu. Přísaháme, že až se pak zpětně podíváte na všechny ty papírky se vzkazy, excelovskou tabulkou, výstupy z formu na webu, nebo eshopu a spočítáte probdělé noci, tak pochopíte, že jste s Lunchdrive.cz měli fungovat už dávno. Ostatně jako to po čase říkají všichni naši klienti.